Documentos para licitação: Lista completa com a documentação exigida

Os processos licitatórios costumam fazer muitas empresas desistirem da concorrência. De fato, os empresários precisam passar por várias etapas e separar uma papelada sem fim para estarem aptos a participar das licitações. Mesmo com todo esse trabalho, o processo vale a pena, pois aumenta os lucros e também o leque de clientes.

Se você está disposto a encarar o desafio, mas ainda não sabe qual a documentação exigida, este post foi feito para você. Confira um passo a passo de como participar da licitação e se prepare para os próximos editais!

1. Documentos necessários para participar da licitação

Antes de iniciar a participação em qualquer fase de um procedimento licitatório, a empresa deverá se organizar. Para isso, precisa preparar toda a documentação necessária para participar de licitação.

Empresas que querem se dedicar às licitações para aumentar os lucros e também adquirir experiência devem ficar atentas a alguns detalhes. Como o processo é bastante burocrático, o indicado é que as empresas criem uma unidade licitatória, que nada mais é do que um núcleo formado por algumas pessoas que vão se dedicar a levantar os documentos exigidos e acompanhar todos os trâmites, desde a publicação do edital até a divulgação das empresas vencedoras. A contratação de empresas especializadas também é bastante recomendada.

O cadastro empresarial nos diversos órgãos públicos cadastrais deverá ser efetuado, segundo os ditames da Lei 8666 de 1993. Entretanto, não adianta separar todo arquivo da empresa, uma vez que cada etapa da licitação exige uma seleção de documentos. Veja abaixo!

Habilitação Jurídica

• identidade: exigida quando se permite a participação de pessoas físicas na licitação;
• registro comercial: exigido no caso de empresa individual;
• ato constitutivo, estatuto ou contrato social: deve estar registrado, no caso de sociedades comerciais — no caso de sociedade por ações, deve estar acompanhado dos documentos da eleição dos administradores;
• inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedade civil: deve estar acompanhada da prova de diretoria atual;
• decreto de autorização: exigido no caso de empresas estrangeiras em funcionamento no Brasil.

Regularidade Fiscal

• CPF ou CNPJ, dependendo se for pessoa física ou jurídica;
• prova de inscrição no cadastro de contribuintes estadual ou municipal;
• prova de regularidade com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal da residência do participante;
• prova de regularidade relativa ao FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e à Seguridade Social. 
• Qualificação Econômico-Financeira
• balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social: deve comprovar a situação financeira da empresa — no caso de empresas novas, pode ser substituído por documento de balanço de abertura;
• certidão negativa de falência ou concordata, no caso de pessoa jurídica;
• certidão negativa de execução patrimonial, no caso de pessoa física;
• garantia do valor estimado do objeto de contratação: esse documento assegura que o contrato será cumprido conforme a lei.

Qualificação técnica

• atestados ou declarações que comprovem aptidão da empresa em desempenhar a atividade;
• balanço patrimonial do último exercício social;
• garantia que se limita a 1% do valor total da licitação;
• prova de atendimento de eventuais requisitos previstos em lei específica.

2. Análise do edital

O edital é o principal documento do procedimento licitatório em curso. É nele que o licitante saberá as exigências e prazos a que deve se submeter para que faça a contratação com o poder público. Há o detalhamento de todas as fases e de eventuais alterações.

Dentre os principais aspectos que devem ser analisados no edital, podemos destacar:

• prazo da obra;
• prazos dos contratos;
• critérios de pagamento;
• documentação a ser apresentada;
• seguros necessários, etc.

O licitante deve conhecer completamente o edital da licitação da qual tem a intenção de participar. É fundamental ter certeza sobre todas as informações ali contidas e apresentar adequação de sua situação como licitante às exigências realizadas. Somente dessa maneira se evitam equívocos, que podem causar prejuízos financeiros à empresa licitante, bem como tempo despendido quando poderia participar de outra licitação mais vantajosa.

3. Disputa de preços

A partir dessa etapa, deixam-se de lado as questões burocráticas de qualificação e apresentação de documentos e se inicia, de fato, a concorrência.

É necessário, na apresentação de sua proposta de preço, manter a calma e saber que há na concorrência licitatória outras empresas que têm prática de participarem de certames licitatórios. Mas, se houve uma análise criteriosa da documentação para participar da licitação e do edital específico do certame, bem como uma equipe capacitada no setor de licitação, uma proposta condizente com a realidade e lucrativa à empresa tende a ser aceita e estar nos padrões a serem contratados.

É importante que o empresário saiba que o objetivo a ser atingido é a obtenção de lucro — e não a contratação com a administração, por si só. Jamais faça propostas que acarretem baixa lucratividade, pois o serviço a ser desempenhado trará custos variados e apenas uma alta compensação financeira fará o empreendimento valer a pena.

É ideal ter um planejamento financeiro estipulado, contando com gastos e analisando perdas. Dessa maneira, a empresa saberá até que ponto pode reduzir sua proposta sem que isso seja prejudicial.

4. Finalização do processo

A finalização do processo se dá com o cumprimento do contrato pactuado com a administração. A empresa que analisou sua documentação para participar da licitação, obedeceu ao edital e fez uma proposta que foi considerada a mais vantajosa pela Administração Pública, deverá executar os serviços contratados.

É vital que a empresa participante não tenha participado da licitação apenas a título de teste, pois há gasto por parte do poder público para a realização do certame licitatório. Por isso, o órgão público contratante subentende que a empresa escolhida está perfeitamente apta a desempenhar a tarefa para a qual foi contratada.

Desse modo, a empresa participante da licitação deve ter a qualificação técnica necessária e toda a aparelhagem e pessoal prontos para a realização da atividade e para o cumprimento do contrato. Caso contrário, podem advir punições que incluem desde sanções pecuniárias até a proibição de contratações futuras com a administração pública, nos termos da Lei 8666/93.

Então, pudemos perceber que há vantagens enormes na participação em procedimentos licitatórios. No entanto, é necessário ficar atento à documentação para participar da licitação, às exigências de edital, aos preços e à execução contratual. Apenas dessa forma o licitante garantirá seus lucros e obterá as vantagens da contratação com o Poder Público.

Agora que você já sabe a lista completa de documentos para participar da licitação e as ações que garantem sucesso nas outras fases do procedimento, não deixe de se informar mais sobre o assunto.

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